Выбираем конференц-зал для проведения конференций - Важные советы.

Конференция как часть делового и научного общения становится более популярной и востребованной. Крупные холдинги и бизнес-сообщества, научно-исследовательские группы и иные структуры стараются максимально часто проводить массовые мероприятия для обмена опытом, обучения, достижения поставленных целей.

Такой подход позволяет за короткое время выработать новые идеи в развитии какого-либо дела, мгновенно ценить весь предшествующий опыт и перспективы, объединить единомышленников.

Планирование конференций: как и где провести

На любой конференции, вне зависимости от статуса и количества участников, главными являются обсуждение и решение задач, общение по конкретным темам. Участники не должны испытывать никаких технических или организационных проблем, отвлекаться на сторонние вопросы. Вот почему так важно грамотно планировать конференцию: правильно выбрать место и формат проведения, метод работы, предусмотреть технические возможности.

Важно отметить! Нередко конференция завершается банкетом – неплохо выбирать конференц-зал в комплексе или отеле, где есть хороший ресторан.

• Во-первых, имеют значение масштаб и уровень конференции, если предполагается мероприятие, длительностью в несколько дней и с приездом иногородних гостей, лучше отдать предпочтение крупным гостиничным комплексам, чтобы участники могли с комфортом разместиться на проживание.

Например вот в таких номерах размещают посетителей конференций, которая проводится в одесской в Маристелле:

• Во-вторых, конференц-зал должен быть хорошо оборудован технически, быть красиво оформленным, уютным, располагающим к активной мыслительной деятельности.
• В- третьих, хорошо, когда организационные моменты конференции возлагаются не на участников, а на сотрудников комплекса, которые достаточно опытны в таких вопросах.

У кого просить помощь в организации

Логичнее всего обратиться в отели, у которых есть достойный зал и опыт в проведении конференций. Например, в Одессе отель «Маристелла» ежегодно проводит несколько конференций, из нашумевших:

• международная конференция и выставка солнечной энергетики CISOLAR-2017;
• конференция для детейлеров, полировщиков и владельцев смежного бизнеса под эгидой компании «RUPES»;
• конференция мобильного маркетинга Mobile Beach Conference

и многие другие.

 

Участники конференций, проведенных в «Маристелле» отмечают высокий профессиональный уровень оснащения зала, разнообразие вариантов проведения мероприятия: на странице одесского конференц-сервиса https://maristella.com.ua/konferents-servis/– можно выбрать помещение под любой формат. Вот одно из них:

Важно отметить! При планировании конференции в «Маристелле» необходимо заранее известить администраторов отеля и забронировать конференц-зал.

Как выбрать конференц-зал для проведения конференции

У конференции есть свои особенности, которые непременно надо учитывать при планировании, а затем организации:

• Количество участников – их, как правило, от 50 до 100, нередко и выше, поэтому конференц-зал должен быть достаточно просторным, желательно, чтобы также был дополнительный, более компактный, зал для детальной проработки какого-либо направления в теме обсуждения, кулуарного совещания.

Важно отметить! в конгресс-центре «Маристелла» есть несколько залов, рассчитанных на количество участников от 15 до 600 человек.

• Формат проведения – несмотря на то, что конференция чаще всего представляет собой доклады и их последующее регламентированное по времени обсуждение, рассадка участников может варьироваться: круглый стол, «театр», «банкет», класс, и важно, чтобы конференц-зал предполагал быструю смену формата при необходимости.

Кстати! Отель «Маристелла» может предоставить конференц-зал под любой формат мероприятия.

Методы работы – при проведении конференции могут понадобиться вспомогательное техническое оснащение для визуализации – флип-чарт, проектор, аудиосистема, поэтому зал должен быть хорошо оборудован и иметь возможность подключения специальных девайсов.

А вы знали, что! Часто конференции сопровождаются выставкой/продажей узкоспециализированной литературы – для этого потребуются стенды.

Также могут быть дополнительные требования – оборудование для синхронного перевода, видеоконференцсвязи, ведения протокола мероприятия и документирования, интегрированного управления. Конференция проведённая летом в Одессе:

Даже если конференция предполагается скромной по масштабу и классической – с простым представлением доклада, лучше выбирать помещение, которое по своим условиям превосходит изначальные запросы. Это убережет от накладок и форс-мажоров.

Выбрать конференц-зал и не ошибиться

Конечно, сложно предусмотреть все нюансы и возможные сложности перед проведением конференции, однако в силах организаторов подготовиться максимально качественно.

Так, самыми частыми проблемами конференций являются:

• недостаточно мест для участников – следует выбирать залы, рассчитанные на чуть большее количество гостей, чем заявлено;
• плохое техническое оснащение и неудачная архитектура зала – хорошая репутация конференц-зала гарантирует безупречность в проведении собрания;
• проблема перерывов – кофе-брейки, обеды, отдых в свободное время – организация этих моментов должна быть в руках профессионалов из сферы услуг, а не волонтеров.

Важно отметить! Идеально, когда все этапы, начиная от рассылки приглашений, размещения, рассадки участников до раздачи дидактичных материалов и сервировки кофе берут на себя люди, которые имеют подобный опыт, например, специалисты отеля «Маристелла».

Для справки: официальный сайт отеля на берегу моря https://maristella.com.ua/ Маристелла

Если решением общих и частных организационных вопросов занимается команда, за плечами которой ни один десяток успешно проведенных конференций, можно быть уверенным – все пройдет хорошо и без сбоев.

*