Автоматизация документооборота - удобно и современно

В настоящее время необходима автоматизация управления документами, а также бизнес-процессами. Она включает абсолютно все: начиная от общей управленческой деятельности и заканчивая функциональными задачами подразделений. Сегодня внедрение документооборота применяется на предприятиях различных размеров, независимо от их вида деятельности. Оно включает в себя:

• Делопроизводство.
• Договоры различного рода.
• Архивную базу предприятия.
• Отчёты о поставках продукции и оказании услуг.

Внутренний документооборот применяется на любом предприятии. Его автоматизация делает работу эффективной и удобной, позволяет производить повседневную работу в электронном виде. Она обеспечивает хранение данных, разграничение прав доступа к ним, изменение и поиск документов, подписание, утверждение, наложение электронной подписи.

Электронный архив

Каждая компания накапливает различную документацию. Современные технологии позволяют создавать электронные архивы. Такое хранение позволяет систематизировать имеющуюся информацию и способствует быстрому поиску. Современное архивное хранение документов может применяться в любой компании, независимо от масштабов её деятельности. Оно вполне применимо и для малого бизнеса, и для крупных производств. Электронный архив позволяет держать документы в порядке, к его преимуществам относится:

• Хранение документов разного рода.
• Возможность создания крупных архивов со сложной структурой.
• Архив является единственной базой, которая включает все электронные версии документов.
• Наличие сервисов, предназначенных для пользователей разного уровня.
• Высокая надёжность и стабильность.
• Возможность импортировать документы из других программ, в том числе из корпоративных приложений и электронной почты, использовать установленные шаблоны.

Современный архив документов обеспечивает их безопасное хранение. Это достигается благодаря настройкам доступа для определённых групп пользователей. История работы с данными фиксирует, кем и когда они были запрошены, изменены и сохранены.

Поиск осуществляется в соответствии с параметрами документа и реквизитами: номером, автором, датой создания. Нестандартные параметры поиска могут быть настроены в соответствии с особенностями документов. Договора могут запрашиваться по наименованию контрагента, сумме сделки и другим параметрам.